Statutaire algemene vergadering Polaris

Op dinsdagavond 01/04/2014 om 20.00u houdt Polaris haar jaarlijkse algemene vergadering (AV).

Deze AV wordt tevens een statutaire vergadering.
Wat houdt dit in?
De nieuwe raad van bestuur is van oordeel dat de bestaande statuten ontoereikend zijn. Daarom zullen de bestaande statuten (en alle daarop van toepassing zijnde wijzigingen, e.d.) vervangen worden door volledig nieuwe statuten.

Inschrijving voor deelname aan statutaire AV vereist!
Omwille van de beperkte capaciteit van onze vergaderlocatie (30 personen), is inschrijven voor deze statutaire AV vereist. Dit kan in principe tot en met zondag 31/03/2014 via rvb@rebuswvl.be.

Ook de avond zelf moeten wij de deelnemers registreren. Dit kan even tijd in beslag nemen. Daarom vragen we om uiterlijk om 19.45u aanwezig te zijn, zodat de statutaire AV om stipt 20.00u kan beginnen.

Locatie
De statutaire AV gaat door in de vergaderzaal van Hotel Ambassadeur, Wapenplein 8a, 8400 Oostende.
De vergaderzaal bevindt zich op de eerste verdieping boven Arno’s café.

Indienen kandidatuur voor algemene vergadering en/of raad van bestuur

Wie interesse heeft om te zetelen in de algemene vergadering en/of in de raad van bestuur, dient hiervoor schriftelijk zijn kandidatuur te stellen via rvb@rebuswvl.be.
Gelieve in je kandidatuur volgende info te vermelden: wie je bent, voor welk orgaan (AV of RvB) je kandideert en een korte, duidelijke motivatie waarom je voor het betreffende orgaan kandideert.

Je kan pas in de raad van bestuur zetelen wanneer je lid bent van de AV of als nieuw lid verkozen werd door de algemene vergadering.

De kandidaturen moeten ingediend worden tegen uiterlijk maandag 24/03/2014 om 19.00u. Laattijdige kandidaturen zullen worden behandeld tijdens de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur volgend op de statutaire algemene vergadering van 01/04/2014 en dit overeenkomstig de bepalingen in de op dat ogenblik geldende statuten.

De agenda van onze statutaire algemene vergadering (onder voorbehoud van wijzigingen)
Deze staat hieronder weergegeven. Zittende leden van de algemene vergadering (zowel de stemgerechtigden als de niet-stemgerechtigden) kunnen tot maandag 24/03/2014 om 19.00u bijkomende agendapunten aanbrengen via rvb@rebuswvl.be. Agendapunten die na dit tijdstip binnen komen kunnen niet meer worden opgenomen in de agenda van de statutaire AV van 01/04/2014 voor behandeling.
De officiële agenda voor de statutaire AV zal ten laatste op dinsdag 25/04/2014 worden verstuurd naar alle genodigden.

Mailinglijst Polaris
Ontvang jij nog geen mailings van Polaris en wil je graag op de hoogte blijven? Geef dan je mailadres door via rvb@rebuswvl.be en wij zorgen ervoor dat je mailadres wordt opgenomen in onze mailinglijst.
Ontvang je onze mailings wel, maar wil je ze niet langer ontvangen? Dan kan je jezelf uitschrijven uit de mailinglijst of ons een seintje geven via rvb@rebuswvl.be en doen wij het nodige om je mailadres te schrappen uit onze bestanden.

Agenda statutaire algemene vergadering van 01/04/2014 (onder voorbehoud van wijzigingen):

  • Verwelkoming en uitleg over het praktisch verloop van de avond (agenda, werkwijze, …).
  • Stand van zaken omtrent Polaris.
  • Toekennen stemrecht aan de leden van de AV die tijdens de bijzondere AV van 13/11/2013 werden verkozen zonder stemrecht (STEMMING)
  • Visie en missie + toelichting (STEMMING (indien teksten beschikbaar))
  • Statutenwijziging (STEMMING).
    • Om de AV vlot te kunnen laten verlopen vragen wij om vooraf de statuten door te lezen en eventuele vragen of commentaren vooraf te bezorgen aan de secretaris van Polaris op secretaris@rebuswvl.be. Eventuele vragen en commentaren kunnen ingediend worden tot maandag 01/04/2014 om 06.00u (’s ochtends).
    • Wie de statuten ter nalezing wil ontvangen kan hiervoor een mail sturen naar de secretaris van Polaris op secretaris@rebuswvl.be. De statuten worden dan, na definitieve goedkeuring van de ontwerptekst door de raad van bestuur op maandagavond 24/03/2014 verspreid naar de aanvragers.
    • Tijdens de AV zullen de statuten globaal overlopen worden en hier en daar worden toegelicht, waarna er wordt overgegaan tot de stemming.
    • De nieuwe statuten zullen de oude statuten integraal vervangen en met onmiddellijke ingang in werking treden vanaf de goedkeuring door de AV.
  • Financieel verslag 2013 + Kwijting aan de bestuurders voor de rekeningen van 2013 zowel vóór als nà de Bijzondere AV d.d. 13/11/2013 (STEMMING):
  • Ontslag zittende leden AV (KENNISNAME)
  • Ontslag zittende leden RvB (Vrijwillig (KENNISNAME), op voorstel RvB (STEMMING))
  • Kandidatuurstelling en verkiezing nieuwe leden AV (STEMMING)
  • Herbevestiging benoeming zittende leden van de RvB (STEMMING)
  • Kandidatuurstelling nieuwe leden RvB (STEMMING)
  • Begroting 2014 (STEMMING)
  • Verhuis Polaris naar nieuwe locatie (KENNISNAME)

Ben Totté
Secretaris Polaris
Namens de raad van bestuur